IT-Compliance umsetzen. E-Mails & Daten langfristig sichern.
Mit dem Compliance-Archiv von netmail bewahren Sie Ihre E-Mails und andere Daten revisionssicher, jederzeit verfügbar, wiederherstellbar und sicher auf.
netmail das Compliance-Archiv
In der heutigen Arbeitswelt steigt das Volumen und die Komplexität von Daten exponentiell und auch die E-Mail-Kommunikation sowie die Kommunikation und Projektabstimmung via Teams nimmt weiterhin zu. Nicht zuletzt mit Inkrafttreten der DSGVO wird der Einführung von Maßnahmen zur Einhaltung regulatorischer und gesetzlicher Anforderungen eine hohe Priorität eingeräumt.
Vor diesem Hintergrund hat auch die Bedeutung eines Compliance-Archivs an Relevanz gewonnen.
Die Herausforderung von privater E-Mail-Nutzung
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Gründe für eine Archivierung
Sie möchten gesetzeskonform agieren?
Ihre Mailboxen im Unternehmen sind zu groß?
Die E-Mail-Server werden immer langsamer?
Sie möchten Ihre Postfächer schlank halten?
Sie nutzen diverse Tools zur Datenablage?
Projektabstimmung finden via Teams statt?
IT-COMPLIANCE SICHERSTELLEN
DATEN VERANTWORTUNGS-VOLL MANAGEN
SENSIBLE UNTERNEHMENSDATEN RICHTIG ARCHIVIEREN
AUFWÄNDE BEI RECHTSANGELEGENHEITEN REDUZIEREN
DATENHALTUNG IN MICROSOFT 365 OPTIMIEREN
KOSTEN FÜR DIE AUFBEWAHRUNG VON DATEN SENKEN
AUFBEWAHRUNGS- & LÖSCHFRISTEN NACHKOMMEN
DATEN AUS TEAMS UND ANDEREN DATENQUELLEN RECHTSKONFORM AUFBEWAHREN
Zahlreiche IT-Compliance Funktionen mit netmail
Mit netmail erhalten Unternehmen ein Compliance-Archiv, auf das sie sich verlassen können. Der Funktionsumfang lässt keine Wünsche unserer Kunden offen und wurde stets den gesetzlichen Anforderungen angepasst.
Beratung vereinbaren
netmail das Compliance-Archiv im Detail
Umsetzung gesetzeskonformer Archivierung
Sie können existierende Archivierungs- und Datenaufbewahrungsrichtlinien anpassen oder neue Richtlinien erstellen, ganz nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens – all das, während 100-prozentige Aufbewahrung von Daten im voll indizierten Archiv gewährleistet ist.
Herstellerneutral, Anwendungs- und Dateiformat unabhängig. So können im Archivall Ihrer elektronischen Daten jederzeit gesucht und abgerufen werden. Netmail garantiert die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten, während Ihre Informationen die striktesten Compliance-Anforderungen erfüllen und manipulationssicher sind.
Archivierung von Postfächern
Das Archivieren von kompletten Postfächern schafft 100-prozentige Aufbewahrung von Daten. Alle Elemente in einer Mailbox werden berücksichtigt. Dies beinhaltet gesendete und empfangene E-Mails, Entwürfe, Kalendereinträge, Notizen, Ordnerstrukturen, Anhänge und gelöschte Elemente – alles mit den jeweiligen Metadaten.
Diese Daten, z.B. wer eine E-Mail erhielt, versendete, weiterleitete, löschte oder gelesen hat, liefern wichtige Erkenntnisse zum Gesamtbild. Das Verständnis und das Archivieren kompletter Ordnerstrukturen und -hierarchie ermöglicht, Elemente jederzeit in vorhandenen Postfächern wiederherzustellen oder auch das Postfach als Ganzes in einen neuen E-Mail-Server zu laden.
Flexible Aufbewahrung von Daten
Mit netmail werden archivierte Elemente anhand eines Hash-Wertes identifiziert, sodass die Authentizität der Daten gewährleistet ist. Aufbewahrungsfristen können variieren, daher kann die Aufbewahrung von Daten granular auf Basis von Gruppen oder individuellen Benutzern umgesetzt werden.
Eine Frist kann auch anhand des Typs der Information variieren (z.B.Bewerberdaten) – hier wird mithilfe der Klassifizierung von Informationen die Aufbewahrungsdauer festgelegt. Dies geschieht, indem dafür vorgesehene Ordner in den Postfächern der Mitarbeiter erstellt werden, welche dann entsprechend der Aufbewahrungsfrist archiviert werden.
Alle archivierten Elemente werden sicher aufbewahrt. Zugleich wird eine vollständige Einsicht auf durchgeführte Archivierungsaktionen ermöglicht – das schafft Transparenz.
Effizient und rechtskonform mit Microsoft 365 arbeiten
Die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ist in Microsoft 365 nach wie vor mit hohen Zusatzkosten verbunden und deckt dabei dennoch nicht alle Anforderungen des Gesetzgebers ab.
Mit unserem Compliance-Archiv erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen, u.a. aus DSGVO, GOBD sowie TTDSG. Gleichzeitig sparen Sie Kosten ein, indem Sie kleinere Lizenzpläne bei Microsoft beibehalten können.
Archivierung von Teams und weiteren Datenquellen
Mit dem Compliance-Archiv können nicht nur E-Mails archiviert werden. Denken Sie an Projektabsprachen, die via Teams mit externen Dienstleistern und anderen externen Personen getroffen werden. Diverse geschäftsrelevante Themen werden nicht nur via E-Mail aufgegriffen, sondern über vielfältige Mittel, wie OneDrive und SharePoint, intern sowie mit externen Beteiligten geteilt und bearbeitet. Dies muss auch in der Archivierungsstrategie Beachtung finden.
Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen
Eine gesetzeskonforme Archivlösung mit Informationsmanagement-Funktionen und Möglichkeiten für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen löst nahezu alle Herausforderungen, die mit professioneller Datenaufbewahrung verbunden sind.
Doch Aufbewahrungs- und Löschfristen für Daten sind unterschiedlich und müssen auch im Archiv entsprechend eingehalten und umgesetzt werden.
Die Herausforderung von privater E-Mail-Nutzung
Häufig wird darauf verwiesen, den privaten E-Mail-Verkehr in Unternehmen zu untersagen. Wenn dennoch privat kommuniziert wird und diese E-Mails archiviert werden, verstößt man gegen geltendes Recht.
netmail bietet die Möglichkeit, private E-Mails über individuelle Regeln in einer sensiblen Lokation zu speichern, die beispielsweise nur im 4-Augen-Prinzip einsehbar und somit von der Regelarchivierung ausgeschlossen ist. Damit ist ein Verbot der Privatnutzung der geschäftlichen Kommunikationsmittel nicht mehr notwendig.
Rollenmanagement
Mit rollenbasiertem Zugangsmanagement sorgt netmail dafür, dass Daten nur für autorisierte Benutzer mit den entsprechenden Rechten sichtbar sind. Umfangreiche Reporting-Tools helfen dabei, einen vollständigen und präzisen Prüfpfad beizubehalten, der dafür sorgt, dass Daten gemäß Bestimmungen gelöscht oder weiter aufbewahrt werden.
Kosten einsparen
Mit netmail können gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Falle eines Rechtsstreits von der juristischen Abteilung mithilfe des eDiscovery-Tools überschrieben werden, sodass keine Daten verloren gehen – dies sorgt für eine Reduktion des Aufwands in der IT-Abteilung.
Um fortlaufend Kosten zu sparen, können weiterhin Postfächer inaktiver Benutzer in netmail archiviert und die Inhalte somit weiterhin durchsucht werden. Somit ist es nicht notwendig, Lizenzen für E-Mail-Postfächer von inaktiven Benutzern zu zahlen, nur um die Informationen verfügbar zu halten.
Zudem können die Metadaten wie beispielsweise Erstellungsdatum oder letzter Zugriff für aktives Information-Lifecycle-Management genutzt werden. Elemente, die aus gesetzlicher Sicht nicht mehr aufbewahrt werden müssen, können gelöscht und Daten, die wenig genutzt werden, auf günstigeren Datenspeicher ausgelagert werden.
Interesse an netmail?
Möchten Sie genau wissen, wie unsere Lösung Ihr Microsoft 365 Investment ergänzt? Vereinbaren Sie jetzt einen Termin zum persönlichen Kennenlernen und zur Klärung all Ihrer Fragen.
Beratung vereinbarenDie IT-Compliance Revolution mit netmail
Wir, die netmail EMEA GmbH, sind Software-Hersteller und haben uns im letzten Jahrzehnt insbesondere mit unserem Compliance-Archiv netmail am Markt und bei unseren Kunden etabliert.
Die Enterprise Archivierungslösung mit einer Vielzahl von Tools und Funktionen als Ergänzung von Microsoft 365 versetzt unsere Kunden in die Lage, Microsoft 365 optimal und gesetzeskonform zu betreiben und IT-Compliance umzusetzen.
Wir helfen mit branchenübergreifendem Knowhow unseren Kunden bei der Implementierung, Adaptierung und dem Betrieb von Microsoft 365 und unterstützen dies mit notwendiger Software und Service, damit Organisationen die Kontrolle über ihre Daten und Informationen behalten.
Auszeichnungen & Zertifizierungen
MSExchange.org Readers' Choice Awards
Platz 1 in den Kategorien „Exchange Archiving ” & „Exchange Anti-Spam”
MSExchange.org Readers' Choice Awards
Platz 2 in der Kategorie „Exchange Migration“
Cloud Ecosystem
Qualitäts-Zertifikat „Trust In Cloud Solution“ für netmail als SaaS-Lösung
Deutsche Rechenzentren
Unsere Daten halten wir in ISO27001 zertifizierten deutschen Rechenzentren.
ISO 9001 zertifiziert
netmail ist Bestandteil des Cloud Portals der sitaas GmbH, die durch den TÜV zertifiziert ist.
Unsere Motivation?
Nachhaltiger Erfolg für unserer Kunden und eine vertrauensvolle Kundenbindung
netmail hilft Unternehmen und Organisationen komplexe Herausforderungen mit einer intelligenten Lösung zumeistern.
Was unsere Kunden schätzen: alle wichtigen Aspekte aus einer Hand, mit einer Lösung! netmail zeichnet sich besonders aus, durch die optimale Kombination von fachlichem und technischem Knowhow, Kundeneinbeziehung und einem klaren Fokus auf die Bedürfnisse der Zeit. Gepaart mit jahrelanger Erfahrung und Expertise im Informations- und Datenmanagement entsteht eine zielgerichtete Lösung.
Mit netmail erhalten Kunden ein Compliance-Archiv auf höchstem Standard und können so einen wichtigen Faktor der IT-Compliance für Ihr Unternehmen umsetzen.
Schnell, sicher, performant: Mit netmail haben wir ein Compliance-Archiv, was all unsere Anforderungen erfüllt. Darüber hinaus schätzen wir das ehrliche und transparente Miteinander. Wenn wir Unterstützung benötigen, reicht ein Anruf und uns wird geholfen. Das ist eine Partnerschaft auf Augenhöhe.
Sabine Peltzer
IT Infrastruktur
Einführung eines Compliance-Archivs zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung, Backup & Restore, Exitstrategie, Migration des Alt-Archivs (Enterprise Vault)
Spirituosenhersteller
Okt. 2021
Wolfenbüttel
Kompetente Beratung. Zuverlässiger Service. Schnelle Reaktionszeit, wenn es mal klemmt. Die Entscheidung, Exchange auszulagern, hat uns intern freie Ressourcen in der IT geschaffen, entlastet mit weiteren Maßnahmen unser MPLS-Netz und die Betriebssicherheit bzw. Entstörzeit wurde verbessert.
Claus Ebert
Leiter IT
Auslagerung Exchange, Einführung eines Compliance-Archivs zurgesetzeskonformen E-Mail-Archivierung, Full Service für E-Mail-Management
Automobilhandel
Okt. 2014
Ratingen
netmail hat uns bei der Migration zu Microsoft 365 Mail unterstützt. Genau zur richtigen Zeit ermöglicht uns ein modernes E-Mail-Management mit Microsoft365 mobiles Arbeiten. Durch die netmail Cloud für die E-Mail-Archivierung sind wir sehr gut aufgestellt.
Adriano Vasile
Teamleader IT Infrastructure
Migration des E-Mail-Systems, Einführung eines Compliance-Archivs zurgesetzeskonformen E-Mail-Archivierung
Automobilzulieferer
Sept. 2019
Zentrale Rutesheim
Beim Arbeiten mit dem Archiv lässt sich sehr schnell ein Vorteil erkennen; das Outlook-Postfach ist schlank und demnach schnell „durchsuchbar“, die Schlagwortsuche im Archiv einfach nur unfassbar schnell.
Ricky Zinn
Leiter IT
Entlastung von Exchange, Archivierung des Dumpsters, Einführung eines Compliance-Archivszur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung
Sicherheitsbranche
Nov. 2016
Schallstadt
Vertriebsexperte
Andre Louia
Senior Sales Manager
Technischer Support
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