Modern Workplace Microsoft 365 vs. Compliance

Der heutige Arbeitsplatz hat sich von einfachen Werkbänken und Tischen mit Schreibmaschinen zu einem digitalen und teils virtuellen Ort entwickelt von wo aus die Mitarbeiter ihre Aufgaben durchführen und dabei an der Wertschöpfungskette einer Organisation ihren Beitrag leisten. Der Arbeitsplatz ist nicht mehr ein bestimmter Ort und die Arbeitsmittel nicht an physische Orte gebunden. Die Anwender definieren heute andere Anforderungen an diesen modernen Workplaces. Diese gilt es zu erfüllen, um effizient die Arbeit zu unterstützen welche der Wertschöpfung eines Unternehmens dient.

Allgemeine Betrachtung zur Einbindung von Microsoft 365 in den Modern Workplace

War es früher ein einfacher Desktop-Arbeitsplatz, der entworfen wurde, um den Mitarbeitern Tools bereitzustellen, so ändert sich durch die Verfügbarkeit von plattformunabhängigen Services dieser Ansatz grundlegend. Die Bereitstellung von Services ist heute die eigentliche Aufgabe eine IT-Organisation. Es spielt kaum noch eine Rolle, wo diese Services betrieben werden, wer der Anbieter ist oder mit welchem Device auf diese zugegriffen werden können. Einzig wichtig ist, dass der User schnell, flexibel und mit entsprechenden Zugängen ausgestattet, seine Arbeit erledigen kann.

Anbieter wie Microsoft bieten verschiedene Versionen ihrer Services an. Je nach gewünschtem Leistungsumfang kann ein bestimmtes Paket gebucht werden. Ein Nachteil besteht allerdings darin, dass man vorgefertigte Pakete erwirbt die mehr Funktionalitäten ermöglichen als eigentlich benötigt. Dies hat auch monetäre Auswirkungen. Häufig angeführte Nachteile sind Preise für Pakete, deren Funktionen nur zu einem Bruchteil in den unterschiedlichen Microsoft Subscription Plänen genutzt werden, weil ein bestimmtes Feature benötigt wird.

Third Party Tools können als Zusatz zu einem bestehenden Microsoft Subscription Plan die Lücke zwischen den gebuchten und noch notwendigen Services schließen. Hierbei kann dann zusätzlich auf eine Multi Vendor Strategie gesetzt werden. Eine Herausforderung besteht dabei, dass diese Lösungen genauso integrativ und intuitiv zu bedienen sein sollten, wie Microsoft 365 selbst. Oftmals sind diese Tools aber besser an die individuellen Anforderungen angepasst als die Erweiterungen im Microsoft 365 Plan.

Ein weiterer Vorteil eines solchen Szenarios ist die Entwicklung einer Exit-Strategie falls sich Anforderungen zu einem späteren Zeitpunkt ändern. Viele der Services rund um die ehemalige Office 365 Suite werden auch von anderen Marktplayern angeboten. Zudem kann es notwendig sein andere als die dort mitgelieferten Tools und Services zu nutzen. Ein Antrieb sind oft die Homogenisierung von Lösungen im Gesamtkonzern, oder ganz einfach die TCO Betrachtungen. Es kann sinnvoller sein eine Archivierung von Mails außerhalb des Microsoft 365 Universums anzusiedeln, um somit der Compliance-Anforderung einer externen unabhängigen Datensicherung zu entsprechen.

Microsoft verweist auf die Notwendigkeit der Sicherung von Daten und das der Endkunde dies selbst zu verantworten hat. Siehe beispielhaft Punkt 2a „Ihre Inhalte“ im Microsoft Services Agreement (microsoft.com/de-de/servicesagreement). In diesem Absatz wird dringend darauf hingewiesen seine Daten zu sichern und die Zugriffsrechte Dritter auf das Nötigste zu beschränken.

Allein mit diesem Passus macht Microsoft klar, dass die Compliance und Datensicherheit allein durch eine Nutzung des Microsoft Cloud-Angebotes nicht ausreicht.

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