In der jüngsten Vergangenheit wurden viele von den bisherigen Arbeitsabläufen neugestaltet. Die Empfehlungen und gesetzlichen Anforderungen beschleunigten die Digitalisierungsprozesse. So wurden Meetings z.B. virtuell abgehalten. Viele Termine mit Kunden und Geschäftspartner per Videokonferenz konnten Vor-Ort-Treffen teilweise ersetzen. Mit der Zeit kam es auch bei vielen traditionellen Sichtweisen zum Umdenken. Ein Mitarbeiter bringt nicht mehr Leistung, wenn er an einen bestimmten Ort gebunden ist.

Er benötigt entsprechende Werkzeuge und das Handwerkszeug, um seine Arbeitsaufgaben zu erledigen.

Aus den anfänglichen Anforderungen haben sich auch neue Chancen entwickelt. Projekte, welche stiefmütterlich lange auf ihre Umsetzung gewartet haben, bekamen auf einmal erhöhte Priorität, da sie das mobile Arbeiten fördern.

Teams, die jetzt standortübergreifend arbeiten, Telefonweiterleitungen ins Home-Office, notwendige Ausstattung der Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten und das Bereitstellen von Diensten, auch außerhalb der Firmenräume. All dies wurde jetzt zügig umgesetzt. Nachdem die Kontakteinschränkungen durch das Infektionsgeschehen deutlich abgeschwächt werden, wollen viele Organisationen die Rückkehr in die Büros neu umsetzen. Allerdings wollen und sollten die Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch die hinzugewonnenen Erfahrungen nutzen, um weiterhin von der Flexibilität zu profitieren. Dabei spielen nicht nur die höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter eine Rolle, sondern auch die monetären Aspekte.

Als Herausforderung wird es dazu kommen, die Daten, welche dann nicht mehr lokal im Unternehmen vorgehalten werden, zu sichern, Backups zu erstellen und rechtskonform zu archivieren. Wenn man sich entscheidet, Dienste in der Cloud zu betreiben, ist man dennoch nicht von diesen Pflichten entbunden. Die meisten Cloud-Anbieter arbeiten nach dem Shared Responsibility Model. Der Kunde bekommt den Service bereitgestellt. Er ist aber für die Datensicherheit, den rechtskonformen Umgang und die entsprechenden Zugangsrestriktionen selbst verantwortlich. So benötigen Kunden auch weiterhin Sicherungsmechanismen. Mit dem Einsatz von Cloud-Archivlösungen kann der Datenbestand z.B. von Microsoft 365 Mailboxen weggesichert werden. Die Erweiterung, dies auch für OneDrive zu nutzen, bildet eine weitere Grundlage zur Backup Strategie.

Netmail, als Betreiber der Netmail Cloud, unterstützt Kunden und Partner dabei diese Anforderungen umzusetzen. In unseren deutschen Rechenzentren halten wir die Daten im Cloud-Archiv bereit. Sie sind unabhängig von der Microsoft-Cloud und haben gleichzeitig eine Exit-Strategie abgebildet. Die Cloud verzichtet auf das Hosting der Technologie bei Cloud-Anbietern. Mit unseren eigenen Servern gehen wir keine weitere Bindung zu AWS, Microsoft-Cloud oder Cloud-Storage-Dienstleistern ein.

Durch die Umsetzung eines Regelwerkes können Sie die private Mailnutzung erlauben oder dulden. Ein Problem mit dem Telekommunikationsgesetz besteht dann in diesem Bereich nicht mehr. Auch Daten ausgeschiedener Mitarbeiter können Sie vorhalten. Sollte der Ausstieg nur temporär sein, können diese wieder in das Live-System zurückgespielt werden. Die umfangreiche E-Discovery Funktion ermöglicht es, Zugriffe auf die Archivdaten, zusätzlich zu den Anwendern, einem vordefinierten Personenkreis zu ermöglichen. Die Zugriffe dieser Audits werden dokumentiert und je nach Datensensibilität, erst mit dem Anmelden eines weiteren Auditors, zugänglich gemacht. Anfragen eines Auskunftsersuchen nach DSGVO setzen Sie jetzt einfacher um. Eine Ergebnisliste wird innerhalb der gesetzlichen Vorgaben zusammengetragen, welche dann von Ihnen bereitgestellt werden kann. Auch Löschungen bei Litigation Hold sind kein Problem, da hier, anders wie bei Microsoft, selektiv gelöscht werden kann. Somit droht Ihnen im Auditfall oder bei Rechtsstreitigkeiten kein Datenverlust in den Archivdaten.

Der Vorteil: Sie müssen kein komplexes Rollenkonzept in M365 abbilden und managen. Zudem müssen Sie kein Compliance Modul hinzubuchen. Die Rechtskonformität durch die reine Nutzung des In-Situ-Speichers von Microsoft 365 ist ebenfalls nicht gegeben und verschiebt lediglich die Datenmenge in der Mailbox.

Sprechen Sie uns an und wir finden die passende Lösung für Sie.