Microsoft 365 Lizenzen werden an Mitarbeiter vergeben, welche aktiv im Unternehmen arbeiten. Scheiden sie aus, soll die Lizenz neu zugewiesen werden. Im Falle der Microsoft 365 Cloud stellt sich schnell die Frage, was passiert mit den alten Daten dieser Konten? Nach 30 Tagen ohne aktiven Lizenzplan werden solche Daten in der Microsoft 365 Cloud gelöscht.
Es gibt Zwischenlösungen, wie das Umwandeln in ein, momentan noch, kostenfreies Ressourcenkonto. Dies ist aber nicht optimale Lösung. Die Datensicherheit ist nicht gegeben, Zugriffe werden nicht protokolliert und private oder sensible Kommunikation steht somit vielen zur Verfügung. Außerdem besteht die Möglichkeit der Manipulation dieser Daten. Auch Microsoft wird die Methode auf lange Sicht nicht kostenfrei unterstützen. Alternativ muss ein Export, welcher revisionssicher gespeichert werden kann, durchgeführt werden.
Hinzu kommt, dass Mitarbeiter ebenfalls OneDrive Business nutzen, um Daten sicher vorzuhalten. Auch diese müssen nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters mindestens bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.
Je nach Branche und Notwendigkeit gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
Allein mit einer Cloud-Lösung entbindet man sich nicht davor, Daten zu archivieren und revisionssicher abzulegen.
Ein Mailarchiv, wie die Netmail Cloud, bietet die Möglichkeit Daten aus Microsoft 365 zu archivieren und nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters diese letztmalig abzurufen. Sie können die Microsoft 365 Lizenz neu zuweisen und es droht kein Datenverlust. Es werden nur die aktiven Archivjobs und Zugriffe berechnet. Da bei der Netmail Cloud auch der Speicher inkludiert ist, brauchen Sie sich darüber keine Gedanken mehr zu machen.